Analisis Kebutuhan Sistem

Ada dua tahap yang diperhatikan dalam analisis kebutuhan, yaitu:

1. Tahapan dalam Analisi Kebutuhan.
2. Metode Analisis Kebutuhan.

Analisis Kebutuhan

Dalam melakukan tahap ini akan dicapai dengan empat tujuan, yaitu:

• Menjelaskan sistem saati ini secara lengkap.
• Menggambarkan sistem informasi yang ideal.
• Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan memperhatikan kendala sumber daya.
• Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai  kedalam team pengembangan sistem.

Metode Analisis Kebutuhan

Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement system Metode tersebut adalah:

• Interviews
• Questionnaires
• Observation
• Procedure Analysis
• Document Survey

Interviews (Tanya Jawab)

Bagaimana Metode ini digunakan

• Pemilihan potensial Interviews
• Membuat perjanjian terhadap potensial Interviews
• Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas
• Memilih person yang diinterview dan merekanmnya

Target dari Metode

• Kunci pribadi dalam proses DFD
• Melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors

Keuntungan Metode

• Pewancaraan dapat mengukur keandalan data
• Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur
• Menunjukan kesan Interviews secara pribadi
• Memunculkan respons yang tinggi

Kerugian Metode

• Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit
• Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus
• Subyektivitas alamiah

Kapan Metode tersebut baik digunakan

• Mendapatkan penjelasan dari personal kunci
• Test Kridibilitas dari Interviews
• Mencari Interviews yang unsureness atau contradictions
• Memantapakan kridibilitas team

Beberapa faktor penting dalam Interviews yang baik, yaitu objektives, audiences, format, weighting dan combining responses and docummentation

Questionnaires (Kuesioner)

Bagaimana Metode ini digunakan

• Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner
• kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users
• Struktur respon diringkas dalam statistik ditribusi

Target dari Metode

• Semua end-users akan dilibatkan
• End-users dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalm DFD

Keuntungan Metode

• Murah dan cepat dari pada interview
• Tidak membutuhkan investigator yang terlatih
• Mudah untuk mensintesis hasil
• Dengan mudah dapat meminimalkan biaya

Kerugian Metode

• Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik
• Tidak dapat menampakan pribadi end-users
• Tidak adanya dorongan untuk mengembalikan kuesioner
• Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-users

Kapan Metode tersebut baik digunakan

• Pertanyaannya sederhana dan tidak memiliki arti medua
• Membutuhkan wawasan yang luas dari end-users
• Bila memiliki sedikit waktu dan biaya

Observation (Observasi)

Bagaimana Metode itu digunakan

• Analis mengunjungi lokasi pengamatan
• Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan

Target dari Metode

• Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD

Keuntungan Metode

• Mendapatkan fakta record daripada pendapat
• Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan
• Tidak menggangu atau menyembunyikan sesuatu
• Analis tidak bergantung pada penjelasan lisa dari end-users

Kerugian Metode

• End-users merasa diawasi
• Fakta yang diperoleh, mungkin tidak representative dalam kondisi harian atau mingguan
• Membutuhkan pengalaman dan keahlian khusus dari analis

Kapan Metode tersebut baik digunakan

• Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, valume dan sebagainya
• Kecurigaan bahwa end-users mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak terjadi (dibuat-buat)

Tips Praktis dalam Observation

• Jangan mengamati dalam waktu yang lama. Terdapat dua alasan, yaitu dengan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati dan akan membiasakan permasalahan yang sebenarnya.
• Buat catatan yang ringkas.
• Sebelum Observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat tantang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan.
• Gunakan Checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama jngan melakukan observasi tanpa rencana.

Procedure Analysis (Prosedur Analisis)

Bagaimana Metode itu digunakan

• Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem
• Mendeskripsikan valome ditribusi (tinggi, rendah dan sedang) dan apa yang selanjutnya dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya

Target dari Metode

• Dokumen Utama dalam DFD
• Proses dalam DFD

Keuntungan Metode

• Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan yang minimal
• Prosedur aliran dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk melakukan observasi

Kerugian Metode

• Prosedur mungkin tidak lengkap dan tidak up to date lagi
• Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis

Kapan Metode tersebut baik digunakan

• Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan yang baik
• Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen
• Mendeskripsikan aliran dokumen yang mengganggu kerjanya fungsi

Document Survey (Pengamatan Dokumen)

Bagaimana Metode itu digunakan

• Mengidentifikasikan dokumen utama dalam laporan
• Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan
• Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data

Target dari Metode

• Aliran data kuncu ditunjukan dalam data flow diagram

Keuntungan Metode

• Meminimalkan interupsi dari fungsi operasinalnya
• Permulaan elemen kamus data
• Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.

Kerugian Metode

• membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami kebanjiran dokumen dan laporan)

Kapan Metode tersebut baik digunakan

• Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (Selama kegiatan analisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisis dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya)
• Sampling
• Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya tidak mengalami kegagalan atau ancaman