Manajemen Operasional II

STRATEGI OPERASI

A.      Definisi strategi Operasi

Schroeder, Anderson, dan Cleveland (1986) mendefisikan bahwa strategi operasi terdiri dari empat komponen: mis, tujuan, keunggulan khusus, dan kebijakan. Keempat komponen ini membantu menegaskan tujuan apa yang dicapai dan bagaimana akan mencapai tujuan itu. Hasil strategi akan membantu mengarahkan dalam pengambilan keputusan pada seluruh tahap operasi.Definisi lain telah diberikan oleh Hayes dan Wheelwright (1984) yang mendefinisikan strategi operasi sebagai suatu pola yang konsisten dalam keputusan operasi. Sementara itu Hayes dan Wheelwright member tekanan pada hasil dari strategi operasi sebagai suatu pola yang konsisten dalam pengambilan keputusan, Schroeder juga menekankan strategi operasi sebagai suatu yang mendahului pengambilan keputusan. Tetapi keduanya menyetujui bahwa hasilnya adalah pola pengambilan keputusan yang konsisten.

B.       Karakteristik Umum dari Strategi Bisnis

·       Biasanya berjangka sangat panjang, kurang lebih 5 sampai 10 tahun.

·       Bersifat spesifik dalam hal yang abstrak, tetapi tidak spesifik dalam rincian konkret. Jadi, ada ruang gerak-gerik sehari-hari di dalam kerangkastrategi umum.

·       Strategi merupakan “perasaan” umum atau barangkali “ budaya”, diseluruh organisasi. Strategi ini dapat digunakan di mana saja dalam perusahaan untuk menuntun pengambilan keputusan di mana tidak ada kebijakan.

·       Biasanya berfokus pada beberapabidang spesifik (barang kali hanya satu), dan bukan  pada kelompok besar. Bidang-bidang lain, dan keputusan sehubungan dengan bidang- bidang tersebut, dianggap tunduk pada bidang-bidang kritis ini.

·       Keputusan yang diambil oleh perusahaan sepanjang waktu akan memperlihatkan suatu pola konsisten yang mengukuhkan pandangan strategis.

C.      Merumuskan Strategi Bisnis

Masukan yang relevan untuk proses perencanaan strategis adalah kebutuhan  pelanggan akan produk/jasa, kekuatan dan kelemahan pesaing, lingkungan secara umum, dan kekuata, kelemahan, budaya, dan sumber daya organisasi sendiri. Proses tersebut sangat  berulang-ulang dengan pembatasan dari bidang dan strategi fungsional yang mengubah strategi bisnis secara bolak -balik.

Tiga Segmen Siklus Hidup Mengarahkan Strategi

Studi tentang pengenalan produk baru menunjukan bahwa siklus hidup ( atau kurva  pertumbuhan “S” yang di rengangkan, seperti dikenal juga dengan nama itu.) memberikan  pola yang bagus untuk pertumbuhan permintaan akan keluaran barutersebut dapat dibagi menjaditiga segment besar: pengenalandan penggunaan dini, penerimaan dan pertumbuhan  pasar, dan pematangan dengan penjenuhan pasar.Sesudah penjenuhan pasar, permintaan mungkin tetap tinggi atau menurun; atau keluaran mungkin diperbaiki dan mungkin dimulai  pada kurva pertumbuhan yang baru.

Inovasi Vs Rekacipta

Siklus hidup dimulai dengan inovasi yang menawarkan suatu produk baru kepada  pasar. Versi awal dari produk atau jasa mungkin relative sering, volume produksi kecil karena keluaran belum mengejar margin tinggi. Ketika volume meningkat, rancangan keluaran menjadi stabil dan lebih banyak pesaing memasuki pasar, sering dengan peralatan yang padat modal. Di dalam fase matang, keluaran yangsekarang bervolume tinggi merupakan komoditas yang sebenarnya, dan perusahaan yang dapat mengahasilkan versi yang dapat diterima dengan harga paling rendah biasanya menggendalikan pasar.

D.      Kategori Strategi Bisnis

Sebelum merinci strategi bisnis, akan membantu jika kita mempertinbangkan  beberapa cara penggolongan strategi tersebut. Satu pendekatan yang berguna dikembangkan oleh P.R.Richardson dan kelompok sarjan strateginya membagi strategi ke dalam enam kategori utama, yang banyak darinya berhubungan langsung dengan konsep siklus hidup.

·           Arus konstan keluaran terbaru

Strategi ini didasarkan pada inovasi dini/fase pengenalan dalam siklus hidup. Strateginya adalah untuk terus menerus memperkenalkan produk atau jasa baru yang menawarkan kinerja unggul berkat keahlian teknologi perusahaan.Margin laba untuk tawaran baru pada mulanya tinggi, tetapi ketika volume meninggkat hingga saat para  pesaing memasuki pasar dan mengurangi margin yang tersedia, perusahaan meninggalkan pasar tersebut dan pindah ke tawaran lain.

·           Bersaing sepanjang siklus hidup dengan pemenang

Strategi ini serupa dengan strategi inovasi, tetapi perusahaan tetap dengan  produk/jasa bersangkutan sepanjang siklus hidupnya. Ketika parapesaing memasuki  pasar, perusahaan mengambil margin yang lebih kecil, tetapi dengan volume yang lebih tinggi. Perusahaan di sini selalu mencari produk atau jasa yang dapat menjadi “  pemenang” di dalam pasar dan menjaditawaran permanen perusahaan.



·           Melayani kekompleksan.

Strategi ini menawarkan pelayanan untuk sistem yang kompleks dan sering menurut pesanan yang dihasilkan dalm volume rendah per unit. Keahlian teknologi  perusahaan dan fleksibelitas pelayanan harus tinggi untuk melayani dengan hasil sitem yang relative unik, tetapi margin yang dihasilkan lumayan besar.

·           Pembuatan berdasarkan pesanan untuk suatu harga

Perusahaan menggunkan strategi ini akan menyesuaikan tawaran mereka  berdasarkan spesifikasi pelanggan. Perusahaan harus fleksibel.Tetapi tidakharus inovatif. Margin tinggi karena volume yang rendah.

·           Variasi modular dengan harga murah

Strategi ini menawarkan variasi yang, terbatas dengan harga yang relative rendah dengan merakit modul-modul standart berlainan yang diproduksi masal menjadi kombinasi yang ditetapkan oleh pelanggan. Produk atau jasa harus relative stabil atau matang dalam rancangan sehingga produksi masal dimungkinkan; jadi, inovasi bukanlah factor yang penting di sini.

·           Harga murah untuk keluaran matang

Strategi margin unit-rendah, volume-tinggi untuk produk/ jasa pada tahap matang (tak  berubah) dalam siklus hidup.

E.       Fokus Operasi

Didalam bagian sebelumnya, kita membicarakan strategi bisnis dancara-cara menggolongkan banyak strategi yang ada. Sekarang kita melihat secara lebih mendalam pada tujuan dasar strategi. Tujuan dari tiap strategi adalah menegakkan dan mempertahankan kekuatan unik, atau focus, untuk perusahaan yang membawa pada keberhasilan. Operasi terfokus dapat di kembangkan sebgai bagian dari proses strategi yang dijelaskan diatas. Seandainya ditetapkan bahwa dua atau lebihyang berbeda dilayani oleh fasulitas yang sama, maka ini merupakan pertanda adanya kebutuhan untuk memiliki fasilitas terfokus yang terpisah, atau sebuah pabrik dalam pabrik. Secara umum, satu fasilitas hanya dapat menunjang satu misi operasi.Beberapa jenis dari dimensi focus perlu dipertimbangkan. Dimensi ini meliputi:

a.     Fokus Produk/Produk Focus 

b.    Jenis proses : proyek, kelompok, lini, atau terus-menerus

c.     Teknologi

d.    Volume Penjualan

e.     Make to Order 

f.     Produk baru dan produk mapan

Beberapa Cara Kehilangan Fokus dapat Terjadi

·           Keluaran terbaru

Ketidak mampuan untuk menggendalikan bermacam keahlian yang diperlukan dari tiap lini meyebabkan organisasi kehilangan focus.

·      Atribut baru

Manajemen menambahkan sebuah corak baru pada keluaran yang  bertentangan denga focus yang sudah ada, atau pasar meminta sebuah corak baru yang tidak dapat dipenuhioleh perusahaan.

·      Tugas baru

Manajemen mungkin menambahkan tugas baru pada operasi, seperti mengurangi biaya, menaikkan kualitas, atau meningkatkan keamanan produk.Persyaratan seperti ini mungkin muncul karena ada peraturan undang-undang baru,  perjanjian kontrak serikat pekrja, atau alasan lain. Akan tetapi permintaan akan mengkompromikan focus perusahaan yang sudah ada dan mungkin menjadikannya tidak kompetitif di dalam pasar.

Merumuskan Strategi Operasi

Menurut Wheewright dan Hayes dari Harvard, strategi operasidapat menyokong strategi bisnis melalui salah satu dari peran utama. Perbedaan di antara peranan, sepertidijabarkan di bawah, terutama adalah keproaktifan operasi di dalam keseluruhan strategi  bisnis perusahaan.

a.    Operasi sebagai sesuatu yang buruk tetapi diperlukan

Pada tinggkat ini, manajemen puncak melihat fungsi operasi sebagai keharusan yang patut disayangkan. Niat mereka adalah meminimumkan dampak negative apa pun yang mungkin dimiliki oleh fungsi operasi pada strategi bisnis yang sudah ditetapkan sebelumnya. Aktivitas dan prosedur operasi tetap dibuat fleksibel untuk bereaksi terhadap perubahan didalam strategi dan kemudian dimonitor melalui sistem pengendalian biaya dan kinerja yang rinci. Keuntungan dan potensi operasi diabaikan sepenuhnya.

b.    Operasi berdasarkan diet pemeliharaan

Perusahaan melihat keharusan untuk membuat operasi tetap kompetitif dengan  bagian industry selebihnya. Sumber daya dialokasikan agar tidak ketinggalan dari  pesaing, tetapi kontribusi potensial dari operasi bagi daya saing perusahaan tetap di abaikan.

c.    Operasi bersama dengan fungsi-fungsi lain

Operasi, bersama dengan fungsi pemasaran, keuangan, dan fungs-fungsi lain, secara aktif menyokong strategi bisnis. Strategi operasi dirumuskan dan diikuti, dan investasi dibuat untuk memastikan bahwa operasi dapat tetap menyokong strategi  bisnis.

d.   Operasi sebagai senjata kompetitif 

Pada tinggkat tertinggi ini, operasi telah menjadi senjata kompetitif untuk  perusahaan. Tidak hanya strategi operasi, tetapi juga memberikan keuntungan kompetitif bagi organisasi yang merupakan dasar bagi strategi bisnis.

BAB II   

PROSES PRODUKSI

Keputusan mengenai proses produksi menjadi keputusan yang penting dalam melakukan desain sistem produksi. Proses produksi diatur sesuai dengan keinginan dan keadaan prusahaan,dengan memilih dari berbagai alternatif proses produksi sebagai berikut:

a.    Secara umum,terdapat dua jenis proses produksi :

Pertama,sistem Produksi Intermiten

Sistem prosuksi dimana pengelolaan kegiatan produksi bersifat tidak terus menerus, berkelanjutan dan menggunakan pola mulai selesai. Artinya,kepastian mengenai kapan memulai proses  produksi dan kapan menyelesaikan proses produksi jelas. Terdapaat dua jenis pola produksi yang menggunakan sistem intermiten :

1.    Produksi massal ( mass production)

Umumnya berlaku pada prusahaan manufaktur. Dilakukan melalui standar produksi tertentu, prosedur tertentu dan jumlah unit produk tertentu yang secara rutin diproduksi.

2.    Pilihan masal (mass customization)

Bahwa produk yang dihasilkan oleh prusshaan memberikasn keleluasaan kepada konsumen untuk memilih sesuai selera dan daya beli masing-masing. Perusahaan memproduksi variasi produk yang lebih banyak,seperti HP,Komputer.

Kedua,sistem proses produksi yang terus menerus

Sistem produksi dimana pengelolaan kegiatan produksi bersifat terus menerus dan untuk jangka waktu yang relatif panjang kemudian disimpan dalam gudang, disalurkan ke penyalur dan dijual kepada konsumen. Contoh perusahaan manufaktur seperti perusahaan kimia, minyak bumi dan tambang, sedangkan perusahaan jasa seperti ttransportasi transportasi yang terus menerus memberatkan penumpang dari terminal.

b.    Proses produksi Pelayanan

1.    Produksi yang standar

Proses produksi yang didasarkan pada standar perusahaan. Standar tersebut di desain dari informasi konsumen. Konsemen membeli sebagaimana barang yang distandardisasikan tersebut.

2.  Produksi menurut pesanan

Proses produksi dilakukan untuk membuat barang sebagaimana yang dipesan oleh konsemen. Jadi bentuknya tidak distandardisasikan tetapi sangat bervariasi.

c.    Sifat dan Teknis Produksi

Teknik produksi pada perusahaan manufaktur ada beberapa jenis yaitu:

a)    Proses Ekstraktif merupakan proses produksi yang haanya mengambil dari alam dan sudah terjadi produksi akhir,  misalnya emas, batu bara, dan sebagainya.

b)   Proses Analitis merupakan kegiatan produksi yang memisah misahkan bahan alam menjadi produk akhir, misalnya  minyak, semen dan sebagainya.

c)    Proses sintetis merupakan kegiatan produksi dengan mencampur bahan-bahan kemudian diolah menjadi produk akhir, misalnya makanan, minuman, dan obat-obatan.

d)   Proses Pengubahan yaitu kegiatan produksi dengan mengubah bahan baku menjadi produk akhir, misalnya elektronik.

BAB III

PENJADWALAN ( SCHEDULING)

A.      Definisi

Penjadwalan merupakan pengaturan waktu dari suatu kegiatan operasi. Penjadwalan mencakup kegiatan mengalokasikan fasilitas, peralatan ataupun tenaga kerja bagi suatu kegiatan operasi dan menentukan urutan pelaksanaan kegiatan operasi. Dalam hierarki pengambilan keputusan, penjadwalan merupakan langkah terakhir sebelum dimulainya operasi. Tujuan penjadwalan untuk meminimalkan waktu proses, waktu tunggu langganan, dan tingkat persediaan, serta penggunaan yang efisien dari fasilitas, tenaga kerja, dan peralatan.

Penjadwalan didefinisikan sebagai pengaturan waktu dari suatu kegiatan yang mencakup kegiatan mengalokasikan fasilitas, peralatan atau tenaga kerja bagi suatu kegiatan operasi dan menentukan urutan pelaksanaan kegiatan operasi. Penjawalan juga dapat diartikan sebagai proses pengalokasian sumber-sumber guna melaksanakan sekumpulan tugas dalam jangka waktu tertentu.

Berbagai teknik dapat diterapkan untuk penjadwalan. Teknik yang digunakan tergantung dari volume produksi, variasi produk, keadaan operasi, dan kompleksitas dari pekerjaan sendiri dan pengendalian yang diperlukan selama proses. Beberapa teknik yang sering digunakan antara lain Gantt Chart, metode penugasan dan metode Johnson.

Kebanyakan perusahaan menyelesaikan pekerjaan secara bersamaan, karena itu perlu menggabungkan beberapa jadwal kerja. Penggabungan ini dimungkinkan apabila tanggal penyerahan atau selesai untuk setiap pekerjaan dapat diketahui dan seluruh penggabungan tersebut akan dilaksanakan oleh setiap bagian proses sepanjang periode yang direncanakan. Proses penggabungan ini disebut Penjadwalan ( scheduling ) dan hasilnya secara sederhana disebut jadwal ( schedule ) atau jadwal produksi ( production schedule ) secara keseluruhan. Salah satu kunci keberhasilan dalam meningkatkan efisiensi dalam unit operasi adalah kemampuan untuk menyusun jadwal secara efektif.

Namun dalam menyusun jadwal secara efektif terdapat beberapa kesulitan, yaitu :

1.kesulitan dalam mengidentifikasi tujuan dari jadwal yang sedang dilaksanakan

2.jumlah yang sangat besar dari jadwal yang mungkin

Untuk mengurangi masalah yang timbul dari penjadwalan dapat dilakukan cara sebagai berikut :

a.    mengurangi jumlah variasi produk

b.    mengurangi jumlah variasi komponen

c.    melaksanakan perluasan kerja

d.   mengadakan sub kontrak

e.    mengurangi unit organisasi

f.     meningkatkan disiplin kerja

g.    lokasi kerja dekat dengan daerah pemasaran

B.       Metode Penjadwalan

Beberapa metode yang yang dapat digunakan dalam menyusun jadwal adalah sebagai berikut :

1.    Metode Jalur Kritis ( critical path method )

Metode ini lebih cocok untuk penjadwalan pekerjaan proyek yang memiliki kegiatan awal dan kegiatan akhir.

2.    Pendekatan cabang dan batas ( branch and bound approach )

Metode ini banyak digunakan untuk membuat jadwal produksi kelompok dan disajikan dalam bentuk pohon dengan cabang – cabangnya.

3.    Lini keseimbangan ( line of balancing )

Metode ini efektif digunakan untuk pembuatan jadwal proyek atau jadwal produksi untuk unit tunggal yang menggunakan system rakitan, seperti pembuatan kursi jok.

4.    Metode Perencanaan Kebutuhan Bahan (material requirement planning)

Metode ini telah banyak digunakan dalam penyelesaian proyek industri, mulai dari pembangunan rumah sederhana hingga gedung pencakar langit.

5.      Metode Tepat Waktu ( just in time )

Metode ini merupakan system produksi yang dikembangkan oleh Jepang dan terbukti berhasil untuk pekerjaan produksi massa dan berulang dengan pengendalian yang lebih ketat.

6.    Metode Teknologi yang dioptimalkan ( optimized production technology )

Metode ini merupakan metode yang relatif baru dan didukung oleh perangkat lunak komputer.

C.      Fungsi Penjadwalan

Penjadwalan produksi memiliki beberapa fungsi dalam sistem produksi, aktifitas fungsi tersebut adalah:

1.    Loading (pembebanan) bertujuan mengkompromikan antara kebutuhan yang diminta dengan kapasitas untuk mementukan fasilitas, operator dan peralatan.

2.    Sequencing (Penentuan urutan) bertujuan membuat prioritas urutan pengerjaan dalam pemrosesan order-order yang masuk.

3.    Dispathing, pemberian perintah-perintah kerja ketiap mesin atau fasilitas lainnya.

4.    Pengendalian kinerja penjadwalan

5.    Updating schedule, pelaksanan jadwal selalu ada masalah baru yang berbeda dalam proses pembuatan jadwal.

D.  Parameter Pembatas Kapasitas

Input tersebut harus dilengkapi dengan parameter pembatas kapasitas, yaitu:

1.    Teknologi pemrosesan (urutan aktifitas)

2.    Limit Kapasitas (kapasitas normal dan kemampuan maksimal)

3.    Rencana Agregrat untuk :

a.    Persediaan

b.    Jumlah tenaga kerja

c.    Batasan lembur, subkontrak,dll.

4.      Kebutuhan pemeliharaan

5.      Kelayakan dan jumlah persediaan antar tingkat

E.       VAriabel Keputusan

Variabel keputusan dalam penjadwalan produksi dalam penyiapan, pengendalian, updating jadwal memuat:

1.    Kuantitas pasti dari tenaga kerjayang digunakan harian.

2.    Setting adjustable tingkat produksi aktual untuk overtime dan undertime.

3.    Alokasi spesifik dari permintan ke sumber daya (tenaga kerja, mesin, dll).

4.    Urutan, time phasing, dari pesanan sampai unit produksi.

F.       Macam Penjadwalan Produksi

Macam Penjadwalan Produksi terdapat dua macam tipe produksi yaitu :

1.    Job shop adalah proses pengurutan untuk lintasan produk yang tidak beraturan. Secara umum penjadwalan job shop dikenal dengan sekumpulan mesin-mesin dan sekumpulan pekerjaan yang akan dijadwalkan

2.    Flow shop adalah proses penentuan urutan pekerjaan yang memiliki lintasan produk yang sama. Model flow shop operasi dari suatu pekerjaan hanya dapat bergerak satu arah yaitu dari proses awal sampai dengan proses akhir, diantara proses-proses tersebut tidak memungkinkan untuk kembali ke proses sebelumnya

Sedangkan metode penjadwalan sendiri dibagi menjadi 2 yaitu:

1.    Metode CDS

Adalah sebuah cara heuristic yang memakai aturan johson dan menghasilkan beberapa jadwal yang dapat dipilih sebagai alternatif.

2.    Metode SPT

Adalah urutan pekerjaan dipilih berdasarkan waktu proses yang paling singkat.

BAB  IV

PEMBERIAN PERINTAH ( DISPATCHING )

A.      PEMBERIAN PERINTAH

Perintah adalah suatu instruksi resmi dari seorang atasan kepada bawahan untuk mengerjakan atau untuk tidak melakukan sesuatu,guna merealisasi tujuan perusahaan.

Ada batasan yang digunakan ,ada empat unsur suatu perintah ,yaitu :

a.    Instruksi resmi,

b.    Dari atasan kepada bawahan,

c.    Mengerjakan atau tidak mengerjakan,

d.   Merealisasi tujuan perusahaan.

Unsur diatas tersebut menyatu,apabila salah satu unsur tidak terpenuhi maka itu bukanlah dikatakan sebagai perintah.

Suatu perintah adalah instruksi resmi ,baik berbentuk lisan maupun tulisan. Perintah dikatakan resmi apabila yang mengeluarkan perintah itu adalah orang yang mempunyai wewenang untuk melakukan itu. Yang dimaksud dengan mempunyai wewenang ialah bahwa bilamana bawahan tidak melaksanakannya, maka orang yang mengeluarkan perintah itu dapat melakukan tindak sanksi. Sanksi disini memiliki pengertian sebagai akibat dari sebuah kesalahan yang dilakukan oleh bawahan.

Suatu perintah harus datang dari pihak atasan kepada bawahan tidak boleh sebaliknya. Bawahan yang diperintah ini haruslah bawahan atasan yang bersangkutan ,tidak boleh bawahan dari atasan yang lain, kecuali dalam sistem organisasi fungsional. Sebagai wewenang atau hak khusus , maka dia mempunyai kekuatan sanksi ,wewenang tanpa sanksi tidak ada gunannya. Sanksi dapat berupa perpindahan pegawai, pemberhentian sementara pegawai bahkan dapat pula berupa pemberhentian atau pmecatan pegawai itu sendiri. Perintah atasan kepada bawahan haruslah ada kemungkinan pelaksanaannya. Kemungkinan pelaksanaan itu ditentukan oleh faktor- faktor pendidikan,pengalaman, waktu,alat alat serta keadaan bawahan dan tempatnya.

Kepemimpinan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, bawahan atau kelompok, kemampuan mengarahkan tingkah laku bawahan atau kelompok, memiliki kemampuan atau keahlian khusus dalam bidang yang diinginkan oleh kelompoknya, untuk mencapai tujuan organisasi atau kelompok.

 Pembatasan mengenai pimpinan itu merupakan orang yang mendapatkan hasil melalui bawahannya. Pengrealisasian hasil tersebut adalah dengan memberikan perintah kepada bawahan untuk mengerjakan atau untuk tidak mengerjakan sesuatu.

perintah haruslah jelas bagi penerima perintah ,supaya yang dilaksanakannya sesuai dengan yang diperintah kepadannya.

Salah satu unsur penting dari suatu perintah ialah bahwa perintah itu mempunyai tujuan akhir merealisasi tujuan perusahaan.

Perintah merupakan salah satu cara mengkoordinasikan segala tindakan dalam perusaan agar segala macam kegiatan itu mempunyai suatu arah yang sama, yakni tujuan perusahaan.

B.       TUJUAN PEMBERIAN PERINTAH

Dalam melaksanakan suatu tugas ,hal utama yang harus diperhatikan adalah tujuan dari kegiatan itu. Begitu pula dalam memberi perintah kepada bawahan ,tidak boleh sewenang wenang ,ambil lalu,atau iseng iseng. Memberi perintah kepada bawahan haruslah benar benar merealisasi tujuan perintah itu. Dan harus ada keyakinan padanya bahwa dengan pemberian perintah itu benar benar tujuan perintah  dapat menjadi kenyataan.

Tujuan utama dalam pemberian perintah oleh atasan kepada bawahan ialah untuk mengkoordinasi kegiatan bawahan, agar kegiatan masing masing bawahan yang beraneka ragam itu terkoordinasi kepada suatu arah ,yaitu arah tujuan perusahaan. Jadi dengan pemberian perintah itu,kegiatan kegiatan bawahan yang menyimpang dari rel diarahkan kepada relnya, atau bawahan yang memliki masalah kerja seperti kerjannya lamban, dalam kegiatannya dibimbing untuk menambah kegiatannya, dan untuk menjalankan bawahan agar tidak sering berhenti dalam kinerjannya.

Dengan pemberian perintah itu,pemimpin bermaksud menjamin hubungan baik antara pemimpin dengan para bawahannya. Memerintah bawahan adalah salah satu alat untuk berkomunikasi antara pemimpin dengan bawahan. dengan memberi perintah kepada bawahan ,pemimpin menyalurkan ide idenya sedemikian rupa,krasi dan arahan sehingga bawahan mengerti kemana kegiatan harus ditujukan.

Selain itu juga pemberian perintah bertujuan untuk memberikan pendidikan ,kegiatan ini harus berhubungan erat dengan maksud menambah pengetahuan bawahn yang menerima perintah tersebut.

Realisasi tujuan perusahaan adalah maksud dari pemberian perintah ,agar semua dapat terwujud semua berhubungan erat dengan   pengawasan .apa yang diperintahkan oleh atasan kepada bawahan haruslah diawasi, agar perintah itu benar benar dilaksanakan oleh bawahan yang bersangkutan  tertuju kepada realisasi tujuan perusahaan.

C.      JENIS JENIS PERINTAH

Jenis perintah bisa berupa lisan maupun tulisan. Jenis perintah yang berupa lisan apabila :

a.    Tugas yang diperintahkan itu merupakan tugas yang sederhana ,

b.    Dan dalam keadaan darurat

Keadaan yang dipergunakan dalam pemberian perintah yang berupa lisan juga dalam hal sebagai berikut :

·       Bawahan yang diberi perintah sudah pernah mengerjakan perintah

·       Perintah itu dapat selesai dalam waktu singkat

·       Apabila dalam mengerjakan tugas itu ada kekeliruan ,tidaka akan membawa akibat yang besar

·       Apabila bawahan yang diperintah dalam buta huruf

Meskipun pemakaian perintah lisan itu adalah terbatas, tetapi harus dinyatakan bahwa perintah lisan mengandung beberapa sifat kebaikan sebagai berikut :

a.    Tidak membutuhkan banyak waktu untuk mempersiapkannya.

b.    Mempunyai kemungkinan untuk menjelaskan hal hal yang kurang jelas

c.    Dapat dipergunakan kepada orang banyak.

Kekurangan yang utama dari perintah lisan adalah bahwa dia tidak begitu dipersiapkan atau direncanakan. Tambahan pula perintah lisan itu terlalu fleksibel.

Jenis kedua dari pemberian perintah adalah yang berbentuk tertulis. Meskipun telah dinyatakan bahwa hampir tidak ada penulis yang menolak pemakaian  atau pengguanaan perintah lisan ,namun pada umumnya mereka lebih condong untuk menganjurkan penggunaan perintah tertulis .kebaikan dari perintah tertulis adalah sebagai berikut :

a.    Perintah tertulis dapat mudah diperiksa guna memelihara kebenaran

b.    Adanya perintah tertulis menyebabkan orang yang menerima perintah mengetahui benar tanggung jawabnya

c.    Perintah tertulis merupakan cara terbaik untuk menjamin persamaan dan keserupaan pelaksanaan diseluruh unsur organisasi.(john Robert beishline,op. cit,p.260)

Adapun keburukan dari perintah tertulis ,yakni memakan waktu, menelan biaya dan mengandung infleksibilitas.

Adapun perintah tertulis dapat diberikan dalam hal hal sebagai berikut :

a.    Pada pekerjaan yang ruwet, memerlukan keterangan detail, angka angka pasti yang teliti.

b.    Bila pegawai yang diperintah berada ditempat lain

c.    Jika pegawai yang diperintah memiliki keterbatasan dalam mengingat,atau pelupa

d.   Jika tugas yang diperintah itu berlangsung dari suatu bagian ke bagian lain

e.    Jika dalam pelaksanaan perintah itu, kesalahan yang terjadi dapat menimbulkan akibat yang besar.

Pemberian perintah digolongkan berdasarkan macam macam situasi maupun penerima perintah,sebagai berikut :

1.    Jenis demand, hendaknya dihindarkan ,kecuali dalam keadaan darurat atau luar biasa. Perintah semacam ini dapat memperoleh tindakan yang segera dari pada pegawai yang luntur semangatnya.dalam keadaan yang normal pemberian perintah semacam ini hanya akan menimbulkan suasana yang tegang.

2.    Jenis request, sering diberikan dalam situasi kerja normal. Perintah semacam ini akan lebih berhasil jika diberikan kepada pegawai pegawai yang berpengalaman atau kepada pegawai pegawai yang mudah tersinggung.

3.    Jenis suggestion, kerapkali diberikan untuk mendorong timbulnya inisiatif, pula dalam hal kita menghadapi pegawai pegawai yang kompeten dan pegawai pegawai yang segera mau menerima tanggung jawab.

4.    Jenis volunter, sering diberikan untuk tugas tugas dimana pegawai pegawai biasanya enggan untuk melaksanakannya ,misalnya tugas tugas pada waktu pegawai sedang beristirahat. 

D.      PRINSIP PRINSIP PEMBERIAN PERINTAH

a.    Perintah harus jelas

Salah satu kesalahan umum dalam memberikan perintah ialah anggapan bahwa perintah yang diberikan sudah cukup jelas. Ini karena perintah tidak diberikan secara teratur, dierikan secara tergesa gesa atau sambil lalu. Perintah pada umumnya adalah perintah yang diberikan secara lisan .perintah tertulis pada umumnya sudah dipersiapkan lebih dahulu sehingga perintah yang demikian lebih jelas dari pada perintah secara lisan.banyak sekali kemungkinan belum begitu jelas bagi si penerima perintah,hal ini disebabkan oleh kedua sebab utama ,yaitu :

1.    Kesukaran kesukaran dalam penggunaan kata kata yang berwayuh arti.

2.    Perhatian yang setengah setengah.

Karena syarat suatu  pemberian perintah  harus jelas bagi penerima perintah yang bersangkutan.suatu perintah adalah jelas ,bilaman perintah tersebut memenuhi enam elemen sebagi berikut :

·       Mengapa, suatu perintah harus mengandung pemberian alasan dari pengeluaran pertimbangan pertimbangan sendiri dan ini dapat mengurangi salah paham dan keengganan untuk melaksanakannya.

·       Siapa, perintah itu haruslah diberikan kepada orang yang tepat mengingat pengalaman dan pengetahuan yang cakap dalam melaksanakan tugas itu.

·       Apa, perintah itu harus mengandung penjelasan apa yang harus dilakukan dengan kata kata yang mudah dimengerti.

·       Bilamana.

·       Dimana, menuntut dari suatu perintah pemberian penjelasan tentang dimana bahan bahan dan  alat ditemukan ,dimana tugas harus dikerjakan. 

·       Bagaimana, menuntut penjelasan tentang segala sesuatu yang menyangkut soal tugas yang diberikan itu sejelasnya sehingga penerima perintah telah menerima fakta fakta yang cukup untuk melaksanakan tugas tugas yang diserahkan kepadannya.

b.    Perintah diberi satu persatu

Banyak kesalahan yang terjadi apabila dalam praktiknya yaitu pemberian perintah yang terlalu banyak pada suatu saat yang sama. Perintah yang terlalu banyak diberikan pada waktu yang sama , memberikan kesan yang tidak baik bagi penerima perintah. Adalah lebih tepat jika perintah diberikan satu persatu, bahkan walaupun perintah itu mempunyai pertalian yang erat satu sama lain. Sehubungan dengan ini ,maka suatu perintah janganlah terlalu detail,harus mengandung unsur fleksibilitas dengan maksud agar inisiatif bawahan dapat dihidupkan.

c.    Perintah harus positif

Kesalahan yang sering terjadi yaitu akibat dari pemberian perintah yang negatif. Memberikan perintah dengan memulai kata” jangan”  dapat menimbulkan salah pengertian bagi penerima perintah tersebut. Dalam memberikan perintah ,sebaiknya tidak mempergunakan perintah yang negatif. Sebab dengan memberikan perintah positif ,tegas, dan jelas apa yang harus dikerjakan oleh bawahan. 

d.   Perintah harus diberikan kepada orang yang tepat

Perintah haruslah diberikan kepada orang yang mengingat pengetahuan dan pengalamannya sanggup melaksanakan tugas itu. Sesungguhnya bukan saja tergantung kepada pengetahuan dan pengalamannya, tetapi juga pada kecukupan waktu serta peralatan yang tersedia untuk menyelesaikan tugas tersebut. Kecukupan waktu harus dihubungkan kepada tugas yang sudah diberikan sebelumnya. Unsur diman ‘siapa’ yang menerima perintah adalah sangat menunjang hal ini ,karena unsur ini yang mendapat tekanan,jadi suatu perintah harus diberikan kepada the right man.

e.    Perintah harus erat dengan motivasi

Setelah orang bekerja pada umumnyamendapatkan balas jasa yang bersifat material, tetapi bilamana motivai hanya bersifat material saja, maka ada kecenderungan kendornya semangat kerja petugas. Ketiga macam kebutuhan atau motivasi haruslah didapat oleh seorang petugas agar ia mau mencurahkan tenaganya kepada pelaksanaan pekerjaannya.dalam memerintah bawahan ,perintah tidak akan efektif ,bila perintah itu tidak dihubungkan dengan masalah pemberian motivasi.

f.     Perintah satu aspek berkomunikasi.

Perintah adalah salah satu alat berkomunikasi dengan seorang pemimpin kepada bawahan. sebagai alat berkomunikasi , maka pemimpin harus sanggup menyusun perintah sedemikian rupa agar berkenan di hati bawahannya dan ia mau mengerjakannya.meskipun tugas pemberian perintah adalah tugas atasan, namun perintah itu tidak boleh sewenang wenang .perintah tidak boleh sekedar menunjukan kekuasaan saja, selain harus berhubungan untuk merealisasi tujuan perusahaan, ia tidak boleh bertentangan dengan norma kesusilaan dan kemanusiaan.

BAB V

TINDAK LANJUT ( FOLLOW UP )

Proses terakhir dalam pelaksanaan pemeriksaan yang juga merupakan elemen penting dalam pelaksanaan pemeriksaan adalah  tindak lanjut hasil temuan pemeriksaan (follow up).

Menurut Hiro Tugiman menyebutkan bahwa : “tindak lanjut (follow up) diartikan sebagai suatu proses untuk menentukan kecukupan, keefektifan, dan ketepatan waktu dari berbagai tindakan yang dilakukan oleh manajemen terhadap berbagai temuan pemeriksaan yang dilaporkan.

Rekomendasi yaitu: saran auditor untuk mengatasi resiko atau untuk mengatasi masalah yang ada. Hubungan antara rekomendasi dan penyebab yang mendasarinya haruslah jelas dan logis. Rekomendasi harus secara tepat mengarah kepada apa yang harus diperbaiki atau di ubah dan siapa yang bertanggungjawab melakukannya.

Menurut Sukrisno Agoes, mengemukakan: “Management Audit, disebut juga operasional audit, fungsional audit, sistem audit adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis.”

Rekomendasi dibuat agar berbagai hal yang dilaporkan sebagai temuan audit dapat dipecahkan secara tepat waktu. Suatu perusahaan dinilai baik apabila rekomendasi yang diberikan oleh auditor manajemen ditindaklanjuti oleh manajemen dan dilaksanakan oleh auditee. Dalam pelaksanaannya, auditor manajemen diharuskan untuk memantau dan meyakini apakah tindakan korektif telah dilaksanakan dan memberikan hasil yang diharapkan.

Menurut SPAI  Standar Kinerja 2510 tentang Penyusunan Prosedur Tindak Lanjut, yaitu: “Penanggungjawaban fungsi audit internal harus menyusun prosedur tindak lanjut untuk memantau dan memastikan bahwa manajemen telah melaksanakan tindak lanjut secara efektif, atau menanggung resiko karena tidak melakukan tindak lanjut.”

Audit manajemen juga berperan dalam membantu mengefektifkan realisasi anggaran perusahaan, karena tindakan preventif (pengelolaan dan pengendalian resiko) yang diambil atas permasalahan yang ditemukan oleh audit manajemen pada auditable unit akan memudahkan para pelaksana dalam melakukan actual performance sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Anggaran (target) yang terealisasi dengan baik dan sesuai merupakan salah satu bentuk indikator bahwa tujuan perusahaan telah tercapai. Untuk itu, pelaksanaan proses tindak lanjut rekomendasi atas audit manajemen yang efektif oleh manajemen (auditee) akan memberikan pengaruh yang cukup besar bagi perusahaan untuk mencapai tujuannya.

 Menurut Hiro Tugiman, menyatakan bahwa: “Pemeriksa Internal harus terus-menerus meninjau dan melakukan tindak lanjut (follow up) untuk memastikan bahwa terhadap temuan pemeriksaan yang dilaporkan sudah dilakukan tindakan yang tepat.”

Meskipun laporan telah diterbitkan, tidaklah berarti bahwa tahapan audit yang telah dilaksanakan telah selesai. Pemantapan dan evaluasi terhadap tindakan-tindakan perbaikan objek pemeriksaan berdasarkan rekomendasi yang diberikan sangat penting dalam audit manajemen.

Audit akan kurang bermanfaat apabila hasil temuan dan rekomendasi yang ada tidak ditindaklanjuti oleh pihak dari objek pemeriksaan. Masalah tindak lanjut ini tidak akan terlepas dari pelaksanaan tahap audit sebelumnya. Temuan yang tidak tuntas dibicarakan, termasuk rekomendasi yang tidak disepakati oleh objek pemeriksaan akan sangat berpengaruh terhadap kelancaran tindak lanjut. Tindak lanjut ini harus mencakup penentuan kelayakan tindakan yang akan diambil oleh auditee dalam mengimplementasikan rekomendasi.

Auditor juga harus menetapkan suatu prosedur tindak lanjut untuk memonitor dan meyakinkan bahwa tindakan manajemen telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rekomendasi atau manajemen yang bersangkutan menerima resiko apabila tidak menindaklanjuti rekomendasi penugasan audit

Sementara itu, sektor jasa pada saat ini telah mengalami perkembangan yang sangat pesat. Pada perusahaan jasa, kualitas pelayanan merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari aktivitas perusahaan, karena kualitas pelayanan jasa merupakan sumber utama perusahaan dalam mendatangkan keuntungan.

Sedangkan pengertian jasa menurut William J. Stanton adalah sebagai berikut:“Jasa adalah sesuatu yang dapat diidentifikasi secara terpisah, tidak berwujud, ditawarkan untuk memenuhi kebutuhan. Jasa dapat dihasilkan dengan menggunakan benda tidak berwujud.”

Perusahaan berusaha memberikan manfaat ataupun pelayanan tambahan dari produknya (jasa) sehingga diharapkan produknya (jasa) dapat lebih memuaskan konsumen, dengan cara meningkatkan kualitas pelayanan jasa menjadi lebih tinggi.

Menurut Fandi Tjiptono  menyatakan bahwa: “Kualitas memiliki hubungan yang erat dengan kepuasan pelanggan. Kualitas memberikan suatu dorongan kepada pelanggan untuk menjalin ikatan hubungan yang kuat dengan perusahaan. Dalam jangka panjang ikatan seperti ini memungkinkan perusahaan untuk memahami dengan seksama mengenai harapan dan kebutuhan pelanggan.”

Pengertian kualitas menurut Zulian Yamit adalah sebagai berikut: “Kualitas adalah apapun yang menjadi kebutuhan dan keinginan  konsumen.”

Sedangkan pengertian pelayanan jasa menurut Zulian Yamit adalah: “Pelayanan jasa adalah sekelompok manfaat yang berdaya guna baik secara eksplisit maupun implisit atau kemudahan untuk mendapatkan barang maupun pelayanan jasa.”

Dengan demikian perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara meminimumkan atau meniadakan pengalaman pelanggan yang kurang menyenangkan. Jadi pada gilirannya kepuasan pelanggan dapat menciptakan kesetiaan atau loyalitas kepada perusahaan yang memberikan kualitas memuaskan.

Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa untuk mempertahankan kontinuitas perusahaan diperlukan adanya peningkatan kualitas pelayanan jasa yang lebih terarah. Sehingga perusahaan dapat meningkatkan kualitas pelayanan jasa agar lebih unggul dan mampu bersaing dengan tingkat perusahaan sejenisnya, serta dapat memberikan pelayanan yang berkualitas.


Sumber : http://mulaidenganyangmudah.blogspot.co.id/